Polityka prywatności

Administratorem danych przetwarzanych na move-your-animal.com jest VITALARISTA LLC, 30 N Gould St Ste N, Sheridan, WY 82801, USA. Możesz skontaktować się z nami pod adresem info@vitalarista.com. Jesteśmy firmą z siedzibą w USA. Dlatego Twoje dane są przez nas przetwarzane również w USA.

Move-your-animal to platforma: właściciele zwierząt opisują transport, firmy transportowe składają oferty, a rezerwacja, wiadomości i płatność opłaty rezerwacyjnej są obsługiwane za pośrednictwem platformy. Transport realizuje firma transportowa. W tym celu przetwarzamy dane wymienione w poniższych sekcjach i tylko w zakresie, w jakim są potrzebne do działania danej funkcji.

Gdy otwierasz stronę, nasz dostawca hostingu Vercel Inc. (USA) przetwarza dane niezbędne technicznie: adres IP, czas, otwarty adres, przeglądarkę i system operacyjny. Bez tych danych nie można wyświetlić strony ani chronić jej przed atakami. Strona jest dostarczana przez globalną sieć Vercel, a funkcje serwerowe platformy działają we Frankfurcie nad Menem.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO (bezpieczne działanie strony internetowej).

W przypadku konta zapisujemy twój adres e-mail i rolę (klient lub firma transportowa), a także dane podane w profilu, takie jak imię i nazwisko, kraj oraz numer telefonu. Logowanie odbywa się za pomocą linku wysłanego do ciebie e-mailem; hasło jest opcjonalne i przechowujemy je wyłącznie w postaci zaszyfrowanej.

Jeśli jako gość dodajesz swoje pierwsze zapytanie o transport, automatycznie utworzymy konto klienta z użyciem podanego adresu e-mail oraz przeniesiemy z zapytania imię i nazwisko, kraj i numer telefonu. Link do logowania otrzymasz w wiadomości z potwierdzeniem. Adres zostanie uznany za potwierdzony dopiero po otwarciu linku. Jeśli adres jest już przypisany do konta firmy transportowej, nie utworzymy konta ani niczego nie zmienimy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o świadczenie usług i przygotowanie zlecenia transportowego).

Do realizacji zapytania przetwarzamy:

• Imię i nazwisko, adres e-mail, kraj oraz, jeśli podasz, numer telefonu
• Adres odbioru i adres docelowy z ulicą, kodem pocztowym i miejscowością
• Preferowany termin i elastyczność
• Informacje o zwierzęciu: gatunek, liczba zwierząt, rasa, imię, waga, płeć, uwagi oraz zdjęcie, jeśli je prześlesz
• Dodatkowe życzenia, takie jak zgłoszenie TRACES, opieka weterynarza lub przejazd wraz ze zwierzęciem
• prośbę o ofertę ubezpieczenia i szacunkową wartość zwierzęcia

Co jest widoczne publicznie. Otwarte zapytania pojawiają się na rynku na stronie głównej wraz z miejscem rozpoczęcia i miejscem docelowym, krajami, gatunkiem zwierzęcia, liczbą zwierząt, terminem oraz zdjęciem, jeśli je przesłano. Imię i nazwisko, dane kontaktowe, ulice, imię zwierzęcia i uwagi nie są tam wyświetlane. Zdjęcie znajduje się pod publicznie dostępnym adresem.

Co widzą firmy transportowe. Odpowiednie firmy transportowe widzą dodatkowo kody pocztowe, zdjęcie oraz informacje takie jak waga i rasa. Ulicę, imię zwierzęcia i uwagi widzą dopiero po złożeniu oferty lub jeśli zapytanie zostało skierowane bezpośrednio do nich. Nie udostępniamy twojego adresu e-mail ani numeru telefonu.

Na podstawie odległości, gatunku zwierzęcia i aktualnej ceny oleju napędowego obliczamy orientacyjną cenę. W tym celu miejsce rozpoczęcia i miejsce docelowe są przeliczane na współrzędne (patrz punkt 16).

W celu ochrony przed automatycznymi zapytaniami formularz korzysta z hCaptcha firmy Intuition Machines, Inc. (USA). Do hCaptcha przesyłane są przy tym adres IP, dane przeglądarki i ruchy myszy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b DSGVO; w przypadku hCaptcha art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO (ochrona przed nadużyciami).

Jeśli zaakceptujesz ofertę, powstaje rezerwacja z ceną, metodą płatności i statusem. Opłata rezerwacyjna oraz, jeśli tak uzgodniono, zaliczka na poczet ceny transportu są opłacane za pośrednictwem Stripe (Stripe, Inc., USA oraz podmioty powiązane, m.in. Stripe Payments Europe, Ltd., Irlandia). Dane karty wprowadzasz bezpośrednio w Stripe; my ich nie otrzymujemy, a jedynie status płatności i numer referencyjny. Stripe przetwarza te dane również w celu zapobiegania oszustwom na własną odpowiedzialność.

Dla każdej rezerwacji wystawiamy faktury i ewentualnie faktury korygujące zawierające imię i nazwisko, adres, usługę oraz kwotę. W przypadku płatności gotówką firma transportowa potwierdza po przejeździe, czy i jaką kwotę otrzymała.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku faktur i ich przechowywania art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przechowujemy wiadomości między klientem a firmą transportową, aby obie strony mogły zobaczyć historię rozmowy i odtworzyć jej przebieg w razie niejasności. Zgodnie z § 6a naszego AGB wymiana danych kontaktowych za pośrednictwem platformy jest niedozwolona. Dlatego przed wysłaniem każdej wiadomości automatyczny filtr sprawdza, czy zawiera ona numery telefonów, adresy e-mail lub nazwy komunikatorów. Jeśli coś znajdzie, wiadomość nie zostanie wysłana, a ty otrzymasz powiadomienie. Takie samo sprawdzanie dotyczy tekstów wpisywanych w ofertach i zgłoszeniach. Filtr decyduje tylko o wysłaniu tej jednej wiadomości, nie blokuje konta.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b DSGVO; w przypadku filtra art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO (egzekwowanie warunków korzystania, możliwość odtworzenia przebiegu zdarzeń w razie sporu).

Możesz przesyłać dokumenty, na przykład paszport konia, paszport UE dla zwierząt domowych, potwierdzenia szczepień czy świadectwa zdrowia, a jako firma transportowa także licencje i uprawnienia. Pliki są przechowywane w niepublicznym repozytorium. Firma transportowa widzi dokumenty klienta tylko wtedy, gdy klient udostępni je do przewozu i transport zostanie uzgodniony. Po 30 dniach od dostawy dostęp ten wygasa. Dokumenty firm transportowych widzimy wyłącznie my w celu ich weryfikacji.

Jeśli w zapytaniu wybierzesz zwierzę ze swojego profilu, przewoźnik po uzgodnieniu transportu zobaczy jego dane potrzebne do dokumentów przewozowych (TRACES): imię, gatunek, rasę, płeć, datę urodzenia, wagę, maść/umaszczenie, numer paszportu lub numer identyfikacyjny, numer mikroczipa oraz, w przypadku psa i kota, szczepienie przeciwko wściekliźnie. Dostęp ten również wygasa 30 dni po doręczeniu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b DSGVO.

Gdy firma transportowa rozpocznie przejazd i włączy udostępnianie lokalizacji, jej urządzenie będzie podczas przejazdu regularnie przesyłać szerokość i długość geograficzną, dokładność oraz czas. Klienci tego przejazdu zobaczą lokalizację na mapie. Udostępnianie można w każdej chwili wyłączyć w przeglądarce.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b DSGVO (realizacja transportu); w przypadku firmy transportowej — zgoda udzielona poprzez włączenie udostępniania lokalizacji urządzenia.

Po przejeździe klient i firma transportowa mogą wzajemnie wystawić sobie ocenę w postaci gwiazdek i krótkiego tekstu. Opinia zostaje opublikowana, gdy obie strony wystawią oceny lub upłynie termin. Publicznie widoczne są imię i pierwsza litera nazwiska klienta, gwiazdki, tekst oraz nazwa firmy transportowej.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO (wiarygodne informacje dla innych użytkowników).

Klienci i firmy transportowe mogą zgłosić opóźnienie, niepojawienie się, szkodę lub spór dotyczący rezerwacji. W przypadku szkody pytamy o czas, miejsce, rodzaj szkody, poszkodowane zwierzę, przebieg zdarzenia, wezwanego weterynarza, koszty, świadków (tylko imiona i nazwiska) oraz ewentualnie sygnaturę akt policji lub urzędu. Do zgłoszenia można dołączyć zdjęcia, wyniki badań i faktury.

Zgłoszenie jest widoczne dla obu stron rezerwacji oraz dla nas. Numer sprawy widzi tylko osoba zgłaszająca i my. Adresy e-mail drugiej strony nie są widoczne w zgłoszeniu. Przekażemy zgłoszenie szkody ubezpieczycielowi, jeśli tego chcesz lub jeśli jest to konieczne do likwidacji szkody, a na twoje życzenie prześlemy je tobie, aby umożliwić ci samodzielne złożenie zgłoszenia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b DSGVO; w przypadku dokumentacji art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO (wyjaśnianie roszczeń i obrona przed nimi). Informacje o stanie zdrowia dotyczą zwierzęcia, a nie ciebie.

Za pośrednictwem platformy nie możesz zawrzeć ubezpieczenia. Jeśli w zapytaniu zaznaczysz, że chcesz otrzymać ofertę, otrzymamy wewnętrzną wiadomość zawierającą trasę, gatunek i liczbę zwierząt, szacowaną wartość zwierząt, termin, twoje imię i nazwisko oraz adres e-mail. Aby przygotować dla ciebie ofertę, przekażemy ubezpieczycielowi lub brokerowi ubezpieczeniowemu trasę, gatunek zwierząt i ich wartość. Ubezpieczyciel otrzyma twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe dopiero wtedy, gdy zdecydujesz się zawrzeć ubezpieczenie.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (w odpowiedzi na Twoje zapytanie).

W przypadku firmy transportowej przetwarzamy nazwę firmy, dane osoby kontaktowej, adres, numer identyfikacji podatkowej, numer zezwolenia, gatunki zwierząt, obsługiwane kraje, pojazdy ze zdjęciami, dane kierowców (imię, kategorie prawa jazdy), przesłane dokumenty oraz — na potrzeby wypłat — IBAN i dane posiadacza rachunku. Nazwa firmy, opis, gatunki zwierząt, kraje, pojazdy, imiona kierowców i oceny są widoczne w profilu publicznym. Dokumenty, numer identyfikacji podatkowej i dane bankowe nie są publiczne.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w celu weryfikacji dokumentów dodatkowo art. 6 ust. 1 lit. f RODO (wyłącznie licencjonowane firmy transportowe na platformie).

Wiadomości e-mail dotyczące twojego konta, zapytań, ofert, rezerwacji i zgłoszeń wysyłamy za pośrednictwem Resend (USA). Firmy transportowe otrzymują wiadomości e-mail o nowych zapytaniach pasujących do obsługiwanego przez nie obszaru i przewożonych gatunków zwierząt.

Jeśli wyrazisz na to zgodę na swoim koncie, będziemy dodatkowo informować cię przez WhatsApp o nowych ofertach. W tym celu przekazujemy twój numer telefonu i treść wiadomości firmie Meta (platforma WhatsApp Business). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach.

Na koncie możesz określić, czy chcesz otrzymywać newsletter. Obecnie nie wysyłamy newslettera, a ta informacja jest jedynie zapisywana.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b DSGVO; w przypadku WhatsApp art. 6 ust. 1 lit. a DSGVO (zgoda).

Aby pośredniczyć w realizacji zapytań, kontaktujemy się z firmami transportowymi, które nie są jeszcze zarejestrowane na platformie. W tym celu korzystamy z danych firmowych pochodzących z publicznie dostępnych źródeł, takich jak katalogi firm i strony internetowe: nazwa firmy, osoba kontaktowa, firmowy adres e-mail i numer telefonu, adres oraz gatunki zwierząt. Kontaktujemy się z firmą, jeśli zapytanie dotyczy obsługiwanego przez nią obszaru. Każda z tych wiadomości e-mail zawiera link umożliwiający rezygnację z kolejnych wiadomości. Następnie przechowujemy adres wyłącznie po to, aby nie kontaktować się z nim ponownie.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (pozyskiwanie firm transportowych do bieżących zleceń). W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania.

Firmy transportowe znajdujemy również za pośrednictwem postów w grupach na Facebooku dotyczących transportu koni, do których należymy. Zapisujemy stamtąd nazwę firmy lub imię i nazwisko osoby, informacje z postu oraz link do profilu na Facebooku.

W tych grupach właściciele koni również szukają transportu. Z takich postów zapisujemy wewnętrznie imię i nazwisko osoby oraz link do jej profilu, link do postu, miejsce początkowe, miejsce docelowe, termin, liczbę koni i krótkie podsumowanie. Pytamy tę osobę przez Facebooka, czy możemy opublikować jej zlecenie na platformie. Publikujemy je wyłącznie za jej zgodą, a także wtedy bez imienia i nazwiska oraz linku do profilu. Jeśli nie otrzymamy zgody, usuwamy wpis najpóźniej 90 dni po jego zapisaniu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (pośrednictwo w organizacji transportu, którego dana osoba sama szukała w grupie). W każdej chwili możesz sprzeciwić się temu przetwarzaniu.

Gdy wpisujesz miejscowość, formularz podpowiada pasujące miejsca. W tym celu wpisany tekst wraz z Twoim adresem IP jest przesyłany do usługi Photon firmy komoot GmbH, Poczdam. Również nasz serwer przelicza miejsca na współrzędne za pomocą Photon.

Mapy, na przykład w śledzeniu na żywo, pobierają kafelki map z serwerów OpenStreetMap Foundation (Wielka Brytania). Wiąże się to z przesłaniem twojego adresu IP. W odniesieniu do Wielkiej Brytanii obowiązuje decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO (działanie wyszukiwarki adresów i map).

Platforma jest dostępna w języku niemieckim, angielskim, hiszpańskim, francuskim, włoskim, niderlandzkim i polskim. Teksty na platformie, artykuły poradnikowe oraz treści tworzone przez użytkowników, takie jak opisy profili firm transportowych, oceny, wiadomości na czacie i uwagi w zapytaniach o transport, automatycznie tłumaczymy na język osoby, która je czyta, i zapisujemy tłumaczenie u nas. Oryginał pozostaje dostępny. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ w przeciwnym razie klienci i firmy transportowe z różnych krajów nie mogliby się porozumieć. Korzystamy w tym celu z OpenRouter (OpenRouter, Inc., USA). OpenRouter przekazuje tekst dostawcy modelu językowego, obecnie Google (Google LLC, USA). Jeśli OpenRouter nie jest skonfigurowany, tłumaczenie wykonuje OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA). Usługi te otrzymują wyłącznie tekst przeznaczony do tłumaczenia, bez danych konta. Jeśli tekst zawiera dane osobowe, na przykład imię i nazwisko, są one również przekazywane. W OpenRouter dopuszczamy wyłącznie dostawców, którzy nie przechowują tekstów do własnych celów ani nie wykorzystują ich do trenowania; z OpenAI korzystamy w taki sposób, aby odpowiedzi nie były tam zapisywane do późniejszego pobrania.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO (korzystanie z platformy we własnym języku).

Do logowania używamy technicznie niezbędnych plików cookie zawierających dane twojej sesji. Wybrany język zapisujemy w pliku cookie mya_lang. W pamięci twojej przeglądarki (localStorage) zapisujemy twój wybór dotyczący informacji o plikach cookie oraz przejazdy zapisane przez ciebie na platformie. Informacje te nie opuszczają twojej przeglądarki.

Jeśli w komunikacie o plikach cookie zezwolisz na „Statystyki”, zliczamy wyświetlenia stron za pomocą Vercel Web Analytics (Vercel Inc., USA). Nie są przy tym zapisywane żadne pliki cookie. Przy każdym wywołaniu rejestrowane są czas, odwiedzana strona, strona odsyłająca, kraj i region, typ urządzenia, system operacyjny oraz przeglądarka. Aby zliczać odwiedzających, Vercel tworzy na podstawie zapytania wartość skrótu (hash); wygasa ona po 24 godzinach, a adresy IP nie są w tym celu przechowywane. Stron w koncie ani w panelu administratora nie zliczamy, a parametry w adresie usuwamy przed wysłaniem, z wyjątkiem identyfikatorów kampanii, takich jak utm_source. Widzimy wyłącznie zagregowane liczby, a nie poszczególne osoby.

Obecnie nie korzystamy z usług reklamowych. Swój wybór możesz w każdej chwili zmienić lub cofnąć w Ustawienia plików cookie.

Podstawa prawna: § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG w zakresie technicznie niezbędnego przechowywania danych i wybranego przez ciebie języka; art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie rejestracji; § 25 ust. 1 TDDDG i art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w zakresie statystyk odwiedzin.

Dane osobowe są przekazywane do:

• firma transportowa obsługująca Twoją rezerwację, w zakresie określonym w sekcjach 5, 8 i 11
• Vercel Inc., USA – hosting, funkcje serwerowe oraz, za twoją zgodą, statystyki odwiedzin
• Supabase Inc., USA – baza danych, logowanie i przechowywanie plików; dane są przechowywane we Frankfurcie nad Menem
• Stripe – obsługa płatności
• Resend, USA – wysyłka wiadomości e-mail
• Intuition Machines, Inc. (hCaptcha), USA – ochrona przed automatycznymi zapytaniami
• komoot GmbH, Niemcy – wyszukiwanie adresu
• OpenStreetMap Foundation, Wielka Brytania – kafelki mapy
• OpenRouter, Inc., USA, oraz Google LLC, USA – tłumaczenie tekstów
• OpenAI, L.L.C., USA – tłumaczenie tekstów, gdy OpenRouter nie jest skonfigurowany
• Meta (platforma WhatsApp Business) – tylko za twoją zgodą
• ubezpieczyciel lub broker ubezpieczeniowy – wyłącznie w przypadkach określonych w sekcjach 11 i 12

Przekazywanie danych do USA opieramy na EU-US Data Privacy Framework, o ile dany dostawca posiada odpowiedni certyfikat, a w pozostałych przypadkach na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej. W USA organy publiczne mogą w określonych okolicznościach uzyskać dostęp do danych, przy czym nie przysługują ci takie same środki ochrony prawnej jak w EU.

• Dane konta: do czasu, aż zlecisz usunięcie konta
• Dane zlecenia: 90 dni po dostarczeniu lub anulowaniu usuwamy ulicę i kod pocztowy, informacje i zdjęcia zwierzęcia, notatki, wiadomości, treści ofert oraz punkty lokalizacji ze śledzenia na żywo. W przypadku zapytania bez rezerwacji okres ten liczy się od końca preferowanego terminu. Jeśli w związku z rezerwacją zgłoszono szkodę, spór lub inne zdarzenie, okres 90 dni rozpoczyna się dopiero po wyjaśnieniu sprawy. Dotyczy to również samego zgłoszenia szkody wraz z załącznikami.
• Faktury, noty uznaniowe i inne dokumenty księgowe dotyczące rezerwacji: osiem lat (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG). Obejmuje to kwoty i terminy rezerwacji, wypłaty, a także miejsca, kraje, gatunek zwierzęcia i liczbę zwierząt podane w zapytaniu.
• Powiadomienia na koncie i tłumaczenia treści użytkowników: 90 dni
• Dokumenty: do czasu, aż je usuniesz; dostęp firmy transportowej wygasa 30 dni po dostawie
• Techniczne dane dostępowe w ramach hostingu: krótkotrwale, zgodnie z wytycznymi Vercel
• Statystyki odwiedzin: tylko w formie zagregowanych danych; wartość skrótu do zliczania odwiedzających wygasa po 24 godzinach

Masz prawo dostępu do danych (art. 15 RODO), ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20) oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionych interesów (art. 21). Możesz w każdej chwili wycofać zgodę ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3). W tym celu napisz do nas na adres info@vitalarista.com. Obecnie nie możesz samodzielnie zlecić usunięcia ani utworzenia kopii swoich danych w panelu — zrobimy to po otrzymaniu twojej wiadomości.

Dane w zapytaniach i rezerwacjach są nam potrzebne do pośredniczenia w transporcie. Bez nich rezerwacja nie jest możliwa.

Możesz złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych, w szczególności w państwie członkowskim UE, w którym mieszkasz lub pracujesz (art. 77 RODO).

Jeśli zmieni się funkcja platformy lub dołączy nowy usługodawca, zaktualizujemy niniejszą deklarację. Data powyżej wskazuje jej aktualną wersję.