Privacyverklaring

VITALARISTA LLC, 30 N Gould St Ste N, Sheridan, WY 82801, USA, is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking op move-your-animal.com. Je kunt ons bereiken via info@vitalarista.com. Wij zijn een bedrijf dat in de USA is gevestigd. Daarom worden je gegevens ook door ons in de USA verwerkt.

Move-your-animal is een marktplaats: diereneigenaren beschrijven een transport, transportbedrijven doen aanbiedingen en de boeking, berichten en betaling van de reserveringsvergoeding verlopen via het platform. Het transport wordt uitgevoerd door het transportbedrijf. Hiervoor verwerken we de gegevens die in de volgende paragrafen worden genoemd, en alleen voor zover de betreffende functie die nodig heeft.

Bij het openen van een pagina verwerkt onze hostingprovider Vercel Inc. (USA) technisch noodzakelijke gegevens: IP-adres, tijdstip, opgevraagd adres, browser en besturingssysteem. Zonder deze gegevens kan een pagina niet worden geleverd en tegen aanvallen worden beschermd. De levering verloopt via het wereldwijde netwerk van Vercel, de serverfuncties van het platform draaien in Frankfurt am Main.

Rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 onder f AVG (veilige werking van de website).

Voor een account slaan we je e-mailadres en je rol (klant of transportbedrijf) op, evenals de gegevens die je in je profiel invult, zoals je naam, land en telefoonnummer. Je meldt je aan via een link die we je per e-mail sturen; een wachtwoord is optioneel en wordt alleen versleuteld opgeslagen.

Als je als gast je eerste transportaanvraag plaatst, maken we automatisch een klantaccount aan met het opgegeven e-mailadres en nemen we je naam, land en telefoonnummer uit de aanvraag over. De inloglink staat in de bevestigingsmail. Het adres geldt pas als bevestigd wanneer je de link opent. Als het adres al bij een account van een transportbedrijf hoort, maken we niets aan en wijzigen we niets.

Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (gebruikersovereenkomst en voorbereiding van de transportopdracht).

Voor een aanvraag verwerken we:

• Naam, e-mailadres, land en, als je dit opgeeft, telefoonnummer
• Ophaal- en bestemmingsadres met straat, postcode en plaats
• Gewenste datum en flexibiliteit
• Gegevens over het dier: diersoort, aantal, ras, naam, gewicht, geslacht, opmerkingen en, als je er een uploadt, een foto
• Extra wensen zoals TRACES-melding, begeleiding door een dierenarts of meerijden
• het verzoek om een verzekeringsaanbod en de geschatte waarde van het dier

Wat openbaar zichtbaar is. Openstaande aanvragen verschijnen op de marktplaats op de startpagina met vertrek- en bestemmingsplaats, landen, diersoort, aantal, datum en de foto, als je er een hebt geüpload. Naam, contactgegevens, straten, naam van het dier en opmerkingen worden daar niet weergegeven. De foto staat op een openbaar toegankelijk adres.

Wat transportbedrijven zien. Geschikte transportbedrijven zien daarnaast de postcodes, de foto en gegevens zoals gewicht en ras. De straat, naam van het dier en opmerkingen zien ze pas als ze een offerte hebben uitgebracht of als de aanvraag specifiek aan hen is gericht. We geven je e-mailadres en telefoonnummer niet door.

Op basis van de afstand, de diersoort en de actuele dieselprijs berekenen we een globale prijsindicatie. Hiervoor worden de vertrek- en bestemmingsplaats omgezet in coördinaten (zie paragraaf 16).

Ter bescherming tegen geautomatiseerde aanvragen gebruikt het formulier hCaptcha van Intuition Machines, Inc. (USA). Daarbij worden het IP-adres, browsergegevens en muisbewegingen naar hCaptcha verzonden.

Rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 onder b AVG; voor hCaptcha art. 6 lid 1 onder f AVG (bescherming tegen misbruik).

Accepteer je een aanbod, dan ontstaat er een boeking met prijs, betaalmethode en status. De reserveringsvergoeding en, indien overeengekomen, een aanbetaling op de transportprijs worden via Stripe betaald (Stripe, Inc., VS, en gelieerde ondernemingen, o.a. Stripe Payments Europe, Ltd., Ierland). Je kaartgegevens voer je rechtstreeks bij Stripe in; wij ontvangen deze niet, maar alleen de betalingsstatus en het referentienummer. Stripe verwerkt de gegevens ook voor fraudepreventie onder eigen verantwoordelijkheid.

Voor elke boeking maken we facturen en indien nodig creditnota's met naam, adres, dienst en bedrag. Bij contante betaling bevestigt het transportbedrijf na de rit of en hoeveel het heeft ontvangen.

Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; voor facturen en het bewaren ervan Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

We slaan berichten tussen de klant en het transportbedrijf op, zodat beide partijen de berichtengeschiedenis kunnen bekijken en deze bij onenigheid kan worden nagegaan. Volgens § 6a van onze AGB is het uitwisselen van contactgegevens via het platform niet toegestaan. Daarom controleert een automatisch filter elk bericht vóór verzending op telefoonnummers, e-mailadressen en Messenger-namen. Als het filter iets vindt, wordt het bericht niet verzonden en krijg je een melding. Dezelfde controle geldt voor vrije tekst in aanbiedingen en meldingen. Het filter beslist alleen over de verzending van dit ene bericht en blokkeert geen account.

Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; voor het filter Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (handhaving van de gebruiksvoorwaarden, traceerbaarheid bij geschillen).

Je kunt documenten uploaden, zoals een paardenpaspoort, Europees dierenpaspoort, vaccinatiebewijzen of gezondheidsverklaringen, en als transportbedrijf ook vergunningen en certificaten. De bestanden worden opgeslagen in een niet-openbare opslag. Een transportbedrijf ziet de documenten van een klant alleen als de klant deze voor de rit heeft vrijgegeven en het transport is overeengekomen. 30 dagen na levering verloopt deze toegang. Bewijsstukken van transportbedrijven zien alleen wij ter controle.

Kies je bij een aanvraag een dier uit je profiel, dan ziet het transportbedrijf na de afspraak over het transport de gegevens voor de transportpapieren (TRACES): naam, diersoort, ras, geslacht, geboortedatum, gewicht, kleur, paspoort- of levensnummer, chipnummer en bij hond en kat de rabiësvaccinatie. Ook deze toegang eindigt 30 dagen na de levering.

Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wanneer een transportbedrijf aan een rit begint en locatiedeling inschakelt, stuurt het apparaat tijdens de rit regelmatig de breedte- en lengtegraad, nauwkeurigheid en het tijdstip door. De klanten van deze rit zien de locatie op een kaart. Het delen kan op elk moment in de browser worden beëindigd.

Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (uitvoering van het transport); voor het transportbedrijf de toestemming via het delen van de locatie van het apparaat.

Na een rit kunnen de klant en het transportbedrijf elkaar beoordelen met sterren en een korte tekst. Een beoordeling wordt gepubliceerd zodra beide partijen een beoordeling hebben gegeven of de termijn is verstreken. Openbaar zichtbaar zijn de voornaam en de eerste letter van de achternaam van de klant, de sterren, de tekst en de naam van het transportbedrijf.

Rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 onder f AVG (betrouwbare informatie voor andere gebruikers).

Klanten en transportbedrijven kunnen voor een boeking vertraging, niet opdagen, schade of een geschil melden. Bij schade vragen we om tijdstip, locatie, aard van de schade, betrokken dier, toedracht, ingeschakelde dierenarts, kosten, getuigen (alleen namen) en eventueel het proces-verbaalnummer van politie of instanties. Hieraan kunnen foto's, rapporten en facturen worden toegevoegd.

Beide partijen bij de boeking en wij kunnen de melding zien. Alleen de melder en wij kunnen het dossiernummer zien. De e-mailadressen van de andere partij worden niet in de melding weergegeven. We sturen een schademelding door naar een verzekeraar als je dat wilt of als dit nodig is voor de afhandeling, en sturen deze op verzoek naar je toe zodat je haar zelf kunt indienen.

Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; voor de documentatie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (verduidelijking en afweer van claims). Gezondheidsgegevens hebben betrekking op het dier, niet op jou.

Via het platform kun je geen verzekering afsluiten. Als je bij je aanvraag aanvinkt dat je een offerte wilt, ontvangen we een intern bericht met het traject, de diersoort, het aantal, de geschatte waarde van het dier, de datum, je naam en je e-mailadres. Om je een offerte te kunnen doen, geven we het traject, de diersoort en de waarde van het dier door aan een verzekeraar of verzekeringsmakelaar. De verzekeraar ontvangt je naam en contactgegevens pas als je besluit de verzekering af te sluiten.

Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (op jouw verzoek).

Voor een transportbedrijf verwerken we de bedrijfsnaam, contactpersoon, het adres, belastingnummer, vergunningsnummer, diersoorten, landen waarin wordt gereden, voertuigen met foto's, chauffeurs (voornaam, rijbewijscategorieën), de geüploade bewijsstukken en voor uitbetalingen de IBAN en naam van de rekeninghouder. Bedrijfsnaam, beschrijving, diersoorten, landen, voertuigen, voornamen van chauffeurs en beoordelingen verschijnen in het openbare profiel. Bewijsstukken, belastingnummer en bankgegevens zijn niet openbaar.

Juridische grondslag: art. 6 lid 1 sub b AVG; voor de controle van de bewijsstukken tevens art. 6 lid 1 sub f AVG (alleen erkende transportbedrijven op het platform).

E-mails over je account, je aanvragen, offertes, boekingen en meldingen versturen we via Resend (USA). Transportbedrijven ontvangen e-mails over nieuwe aanvragen die bij hun regio en diersoorten passen.

Als je hiervoor in je account toestemming hebt gegeven, informeren we je ook via WhatsApp over nieuwe aanbiedingen. Hiervoor geven we je telefoonnummer en de inhoud van het bericht door aan Meta (WhatsApp Business-platform). Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de instellingen.

Je kunt in je account aangeven of je een nieuwsbrief wilt ontvangen. We versturen momenteel geen nieuwsbrief, je keuze wordt alleen opgeslagen.

Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; voor WhatsApp Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (toestemming).

Om aanvragen te kunnen bemiddelen, benaderen we transportbedrijven die nog niet op het platform zijn geregistreerd. Daarvoor gebruiken we zakelijke gegevens uit openbaar toegankelijke bronnen zoals bedrijvengidsen en websites: bedrijfsnaam, contactpersoon, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, adres en diersoorten. We nemen contact op met een bedrijf als een aanvraag bij zijn werkgebied past. Elk van deze e-mails bevat een link waarmee je je voor verdere berichten kunt afmelden. Daarna slaan we het adres alleen nog op om te voorkomen dat we het opnieuw aanschrijven.

Juridische grondslag: art. 6 lid 1 sub f AVG (werven van transportbedrijven voor beschikbare opdrachten). Je kunt te allen tijde bezwaar maken tegen deze verwerking.

We vinden transportbedrijven ook via berichten in Facebook-groepen over paardentransport waarvan we lid zijn. Daaruit bewaren we de bedrijfs- of persoonsnaam, de gegevens uit het bericht en de link naar het Facebook-profiel.

In deze groepen zoeken paardeneigenaren ook naar transport. Uit zulke berichten bewaren we intern de naam en profiellink van de persoon, de link naar het bericht, vertrekpunt, bestemming, datum, het aantal paarden en een korte samenvatting. We vragen de persoon via Facebook of we de aanvraag op het platform mogen plaatsen. De aanvraag wordt alleen met toestemming gepubliceerd, en dan zonder naam en profiellink. Zonder toestemming verwijderen we de gegevens uiterlijk 90 dagen nadat ze zijn opgeslagen.

Rechtsgrond: Art. 6 lid 1 onder f DSGVO (bemiddeling van een transport waarnaar de persoon zelf in de groep heeft gezocht). Je kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze verwerking.

Wanneer je een plaats invoert, stelt het formulier passende plaatsen voor. Daarvoor wordt de ingevoerde tekst samen met je IP-adres doorgestuurd naar de dienst Photon van komoot GmbH, Potsdam. Ook onze server zet via Photon plaatsen om in coördinaten.

Kaarten, bijvoorbeeld bij live-tracking, laden kaarttegels van de servers van de OpenStreetMap Foundation (Verenigd Koninkrijk). Daarbij wordt je IP-adres doorgegeven. Voor het Verenigd Koninkrijk geldt een adequaatheidsbesluit van de EU-Commissie.

Rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 onder f AVG (werking van de adreszoekfunctie en kaarten).

Het platform is beschikbaar in het Duits, Engels, Spaans, Frans, Italiaans, Nederlands en Pools. Teksten op het platform, adviesartikelen en content die gebruikers schrijven, zoals profielbeschrijvingen van transportbedrijven, beoordelingen, chatberichten en opmerkingen in transportaanvragen, laten we automatisch vertalen naar de taal van de persoon die ze leest. De vertaling slaan we bij ons op. Het origineel blijft beschikbaar. De rechtsgrondslag is art. 6 lid 1 onder b AVG, omdat klanten en transportbedrijven uit verschillende landen anders niet met elkaar zouden kunnen communiceren. Hiervoor gebruiken we OpenRouter (OpenRouter, Inc., USA). OpenRouter stuurt de tekst door naar de aanbieder van het taalmodel, momenteel Google (Google LLC, USA). Als OpenRouter niet is ingesteld, vertaalt OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA). De diensten ontvangen alleen de te vertalen tekst, geen accountgegevens. Als een tekst zelf persoonsgegevens bevat, zoals een naam, worden deze ook doorgegeven. Bij OpenRouter staan we alleen aanbieders toe die de teksten niet voor eigen doeleinden opslaan of voor training gebruiken; OpenAI roepen we zo aan dat de antwoorden daar niet worden opgeslagen om later te kunnen worden opgevraagd.

Rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 onder f AVG (gebruik van het platform in je eigen taal).

Voor het aanmelden gebruiken we technisch noodzakelijke cookies die je sessie bevatten. We onthouden de gekozen taal in de cookie mya_lang. In het geheugen van je browser (localStorage) slaan we je keuze in de cookiemelding op en de ritten die je op de marktplaats bewaart. Deze gegevens verlaten je browser niet.

Als je in de cookiemelding „Statistieken“ toestaat, tellen we paginaweergaven met Vercel Web Analytics (Vercel Inc., USA). Daarbij worden geen cookies geplaatst. Bij elk bezoek worden tijdstip, bezochte pagina, de pagina waar je vandaan komt, land en regio, apparaattype, besturingssysteem en browser vastgelegd. Om bezoekers te tellen, maakt Vercel op basis van het verzoek een hash-waarde; deze verloopt na 24 uur, IP-adressen worden daarvoor niet opgeslagen. Pagina's in het account en in het beheergedeelte tellen we niet mee, en parameters in het adres verwijderen we vóór verzending, met uitzondering van campagne-ID's zoals utm_source. We zien alleen samengevoegde cijfers, geen individuele personen.

Advertentiediensten gebruiken we momenteel niet. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via Cookie-instellingen.

Rechtsgrondslag: § 25 lid 2 nr. 2 TDDDG voor technisch noodzakelijke opslag en de door jou gekozen taal; art. 6 lid 1 sub b DSGVO voor de aanmelding; § 25 lid 1 TDDDG en art. 6 lid 1 sub a DSGVO (toestemming) voor de bezoekersstatistieken.

Persoonsgegevens worden doorgegeven aan:

• het transportbedrijf van je boeking, binnen de reikwijdte van paragrafen 5, 8 en 11
• Vercel Inc., USA – hosting, serverfuncties en, met jouw toestemming, bezoekersstatistieken
• Supabase Inc., USA – database, registratie en bestandsopslag; de gegevens bevinden zich in Frankfurt am Main
• Stripe – betalingsverwerking
• Resend, USA – verzending van e-mails
• Intuition Machines, Inc. (hCaptcha), USA – bescherming tegen geautomatiseerde aanvragen
• komoot GmbH, Duitsland – Adres zoeken
• OpenStreetMap Foundation, Verenigd Koninkrijk – Kaarttegels
• OpenRouter, Inc., USA, en Google LLC, USA – Vertaling van teksten
• OpenAI, L.L.C., USA – Vertaling van teksten als OpenRouter niet is ingesteld
• Meta (WhatsApp Business-platform) – alleen met jouw toestemming
• een verzekeraar of verzekeringsmakelaar – uitsluitend in de gevallen van paragrafen 11 en 12

Doorgiften naar de USA baseren we op het EU-US Data Privacy Framework, voor zover de betreffende aanbieder daarvoor gecertificeerd is, en voor het overige op de standaardcontractbepalingen van de EU-Commissie. Overheidsinstanties in de USA kunnen onder bepaalde omstandigheden toegang krijgen tot gegevens, zonder dat je daartegen dezelfde rechtsmiddelen hebt als in de EU.

• Accountgegevens: totdat je je account laat verwijderen
• Gegevens van een opdracht: 90 dagen na de levering of annulering verwijderen we de straat en postcode, gegevens en foto's van het dier, notities, berichten, offerteteksten en de locatiepunten uit de live-tracking. Bij een aanvraag zonder boeking geldt de einddatum van de gewenste periode. Als voor een boeking schade, een geschil of een ander incident is gemeld, gaan de 90 dagen pas in wanneer dit is opgelost. Dit geldt ook voor de schademelding zelf en de bijlagen ervan.
• Facturen, creditnota's en andere boekingsdocumenten: acht jaar (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG). Hieronder vallen bedragen en tijdstippen van de boeking, uitbetalingen en de plaatsen, landen, diersoort en het aantal dieren uit de aanvraag.
• Meldingen in het account en vertalingen van gebruikerscontent: 90 dagen
• Documenten: totdat je ze verwijdert; de toegang van een transportbedrijf eindigt 30 dagen na de levering
• Technische toegangsgegevens bij de hosting: kortstondig, volgens de richtlijnen van Vercel
• Bezoekersstatistieken: alleen als samengevoegde cijfers; de hash-waarde om bezoekers te tellen verloopt na 24 uur

Je hebt recht op inzage (Art. 15 AVG), rectificatie (Art. 16), wissing (Art. 17), beperking van de verwerking (Art. 18), overdraagbaarheid van gegevens (Art. 20) en bezwaar tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigde belangen (Art. 21). Je kunt je toestemming op elk moment met werking voor de toekomst intrekken (Art. 7 lid 3). Schrijf ons daarvoor via info@vitalarista.com. Je kunt het verwijderen of opvragen van een kopie van je gegevens momenteel niet zelf via het dashboard regelen; wij doen dat nadat je ons een bericht hebt gestuurd.

We hebben de informatie in aanvragen en boekingen nodig om het transport te regelen. Zonder deze informatie is een boeking niet mogelijk.

Je kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, met name in de EU-lidstaat waar je woont of werkt (Art. 77 AVG).

Als een functie van het platform verandert of er een dienstverlener bijkomt, passen we deze verklaring aan. De datum hierboven geeft de actuele versie aan.